Tjekliste til skærpet skærmtække

Rie Helmer mener ikke, at vi har gjort os umage med de virtuelle møder. Vi har bare overført dårlig mødeledelse til det virtuelle rum. Rie Helmers budskab er derfor, at jo mere teknologi og skærm vi bruger, jo mere menneskelighed er der brug for.

Bogen Skærmtække berører både de rent virtuelle møder og hybridmøderne, og de fleste gode råd om mødekultur, facilitering og tilrettelæggelse kan overføres direkte til fysiske møder – og gøre dem bedre.

Den handler om alle former for virtuelle arbejdsmøder – fra hverdagens mindre interne møder over møder med eksterne kunder eller samarbejdspartnere, over det store townhall-møde, hvor alle i organisationen deltager, til de helt store konferencer med oplægsholdere og deltagere udefra.

Den handler om, hvordan et godt virtuelt møde – stort eller småt – kan tænkes og tilrettelægges, så det giver mest muligt sammenhængskraft i en gruppe, inspiration og værdi.

Og den handler om, hvordan den, som skal lede mødet og/eller selv skal ”på”, kan brænde igennem på skærmen med sine budskaber, så de andre mødedeltagere forstår personen, får tillid til og får lyst til at følge vedkommende.

Her følger en tjekliste med bogen Skærmtækkes centrale råd og budskaber: På skærmen skal du stræbe efter at være: tydelig, troværdig, tjekket og tryg.

Før du kan brænde igennem på skærmen, må du være helt klar over, hvad du vil fortælle til hvem og hvorfor:

Du skal finde ud af, hvem din målgruppe er, så du kan formidle budskabet på modtagerens præmisser
Du skal skære dit budskab til – brug sætningen ”jeg vil fortælle, at…” til at finde din vinkel
Du skal vide, hvad du vil have din modtager til at tænke, føle og gøre med dit budskab.

Brug fortællemodellen ”fisken” til at bygge din præsentation op:

Begynd med en krog og et anslag, uddyb ved at komme mere kød på kroppen (husk, at hvert trin skal være fundamentet for at kunne forstå næste trin), og slut af med et slag med halen.

Skriv det, du vil sige, i stikord – udenadslære er forbudt

Brug cue-cards som trædesten

Brug PowerPoint-slides som visuelt supplement til det, du siger.

Sørg for at give din modtager så professionel en oplevelse som muligt:

Kamera i øjenhøjde

Lys på dit ansigt

God lyd

Rolig baggrund

Tænk over din indpakning: tøj, hår, smykker osv.

Arbejd med din stemme:

Brug dine egne ord
Lær din stemme at kende, og sørg for, at den ligger i det rigtige toneleje
Brug artikulation og pauser til at understrege det, du siger
Tænk på dit åndedræt som dit anker
Øv dig, og lyt godt efter.

Lær kunsten at være dig selv på skærmen:

Du skal ikke spille skuespil
Zoom ind på din modtager
Forestil dig, hvem du taler til, i kameralinsen
Smil meget, ægte og med hele ansigtet
Lær at have øjenkontakt med kameraet.

Bliv bevidst om dit kropssprog:

Kroppen sladrer; få øje på dine nonverbale signaler og dårlige vaner
Brug dine hænder rigtigt
Tjek, at du slapper af i dine skuldre
Ret ryggen og stå/sid godt
Få fodfæste.

Tv-værtens tips og tricks:

Skru op for alt det gode ved dig
Saml energien, og fokusér kun på dit budskab og modtageren
Forestil dig din modtager som din indre fanklub
Flyt opmærksomheden fra dig selv over til din modtager
Vær tydelig med alt, du gør.

Bliv ven med dit webkamera:

Husk: Giv dig selv maks. én ”øv-gang”, hvor du må lægge mærke til fejl og mangler
Øv dig, optag dig selv på video, og læg mærke til, hvor du gør det godt, og hvor du vil gøre det bedre næste gang
Se på andre – hold øje med tv-værter, oplægsholdere på TED Talks o.lign., og lån deres bedste tricks
Få sparring og feedback af nogle, du stoler på.

Tænd for de virtuelle relationer

Studier viser, at vi synkroniserer ubevidst med hinanden, når vi mødes fysisk.

Spejlneuroner i vores hjerne sørger for, at vi automatisk reagerer på andres bevægelser. Og spejling gør, at vi fatter sympati for hinanden og arbejder bedre sammen.

Men på skærmen er det sværere for os at aflæse hinandens signaler. Det kan let føre til misfortolkning, fordi vi har en tendens til at være mere overbærende med os selv end med andre. Derfor er vi nødt til at skrue op for empatien, nysgerrigheden og tilgivelsen i det virtuelle rum.

Et studie foretaget af Google viser, at det vigtigste for at få et velfungerende team er psykologisk tryghed, tillid, struktur og tydelighed, mening og gennemslagskraft. Men det står skidt til med danskernes psykologiske tryghed, viser en undersøgelse.

På skærmen skal du derfor arbejde på at engagere og involvere dine modtagere mest muligt. På den måde undgår du blandt andet, at dine modtagere får følelsen af, at de kan gemme sig i mængden.

Konsekvensen af dårlige møder kan være meeting recovery syndrome, hvor deltagerne bruger lige så lang tid på at komme sig efter et dårligt møde som den tid, mødet i sig selv varede.

Ifølge selvbestemmelsesteorien kommer ægte motivation, når mennesker føler tre ting: autonomi, kompetence og samhørighed. Derudover skal du arbejde på at højne den psykologiske tryghed og trivslen på et team. Det gør du ved at øge den fælles identitet og forståelse.

Det kan du gøre ved fx at lade et team:

Dele kalender
Formulere fælles normer
Holde tjek-ind-møder og virtuelle kaffeaftaler
Indføre buffertid til hyggesnak før møder
Have fælles ritualer.

For at kompensere for alt det, vi mangler fra de fysiske møder, kan du gøre de virtuelle møder bedre, mere involverende og engagerende ved at følge disse fem regler:

60-sekunders reglen: Inden for det første minut skal mødedeltagerne forstå, hvad I holder møde om og hvorfor
Reglen om, at alle deler ansvaret for mødet - gør det let for deltagerne at bidrage og svært at lade være
Reglen om at mikroinvolvere deltagerne løbende - stil lukkede spørgsmål og giv meningsfulde opgaver
Reglen om at have så få PowerPoint-slides som muligt
Reglen om at overraske deltagerne med noget nyt cirka hvert femte minut
God forberedelse.

Kuren mod dårlige møder er god forberedelse:

Find formål og mål med dit møde, fx ved at bruge rumpenisse-metoden, hvor du bliver ved med at spørge dig selv ”hvorfor”
Overvej, om det skal være et møde
Overvej, hvem du skal invitere med
Skriv en god mødeinvitation
Lav en agenda med konkrete punkter
Lav en drejebog over dit møde
Brug involvering af deltagerne mest muligt
Brug virkemidler fra tv
Afgræns mødets varighed mest muligt
Sæt kamera på, hvis det er muligt.

Afvikling af mødet:

Sørg for, at alle forstår, hvorfor I holder møde
Sæt rammen
Brug pauser og stilhed til refleksion, til at få alle med og til at få bedre idéer
Tænk kreativt
Rund af, og husk DHA (Du Har Ansvaret)
Slut mødet af med en kort fælles evaluering.

Efter mødet:

Evaluér for dig selv, hvad der virkede
Send referat hurtigt
Sørg for at få og give feedback.

Mødelederens roller:

Beslut, om du styrer eller faciliterer mødet
Ambassadøren: Sælger mødet ind og følger op efter mødet
Dirigenten: Har tjek på detaljerne, holder øje med tiden, bevarer overblikket og styrer talerækken
Værten: Sørger for den gode stemning og for deltagerinvolvering. Overvej, om du skal have en eller flere makkere med til at afvikle mødet.