Velkommen til en verden uden e-mail

Inboxen er det hypnotiske holdepunkt i arbejdsdagen for de fleste. Et opslugende, selvfodrende monstrum, der fungerer som en mellemting mellem to-do-liste, kommandocentral og arkiv. For et utjekket menneske som mig er der også de mails, jeg sender til mig selv (!). Uendelige reminders på spørgeundersøgelser og pakkeleveringer. Kalendernotifikationer. Svar på spørgsmål, jeg ikke kan huske, jeg stillede. Ophuggede samtaler og høflighedsfraser. Haha-jokes mellem helt vildt vigtige dokumenter, der er kernen i mit arbejde. Og så gør jeg brug af en ganske særlig genre: Alt for lange e-mails, hvor jeg i selve teksten udfolder sindrige koncepter og procesplaner. E-mailen er altså også min personlige tankeforløser.

Så hey professor, er en verden uden e-mail overhovedet mulig og ønskværdig?

Cal Newport er professor i computer science ved Georgetown University. Foto: Cal Newport

Vi er som bier på speed

Fans af Newport vil vide, at hans bøger er en undersøgelse af, hvordan vi kan arbejde klogere og dermed forløse vidensmedarbejderens potentiale i en digital verden. I Deep Work argumenterer han for, at fordybet arbejde er nøglen til succes for alle vidensarbejdere. Evnen til fordybelse er en sjælden egenskab, men de, der mestrer det dybe arbejde, er i stand til at udrette intellektuelle mirakler.

Ifølge Newport selv var han dog ikke radikal nok i sin tænkning i Deep Work, og derfor har han nu sendt bogen med den profetiske titel A World Without Email i omløb for at ændre verden. Allerede første uge røg bogen til tops på New York Times’ bestsellerliste. Manden har læst sit publikum.

Nu vil han til bunds i problemet. Han er blevet træt af lappeløsninger som e-mail-fri fredag eller mødefri mandag, der skal give folk mere tid og færre distraktioner. Denne gang skal selve den underliggende organisering af det moderne vidensarbejde ændres.

I første del af bogen stiller Newport diagnosen ”The Hyperactive Hive Mind”. Han sammenligner moderne arbejdspladser med hyperaktive bikuber. Vi tror på samarbejde og medarbejdernes store fælleshjerne, når vi kommunikerer med hinanden på kryds og tværs. Men vi sitrer og sværmer som rastløse bier på speed, når vi fikser alting ”on the fly”. I bogens anden del – og her bliver man jo nysgerrig – kommer Newport med bud på, hvordan man kan arbejde uden brug af e-mails.

Jeg tror, det er sandt

For nylig væltede en flok forpustede kvinder ind i det S-tog, jeg havde sat mig tilrette i en sen eftermiddag på Høje Taastrup Station. Efter samtalen at dømme havde de været på kursus hele dagen. Ikke at vi andre i kupeen hørte noget om kursets indhold, for der var et andet emne, der optog kvinderne mere: inboxen. Halvdelen af de udmattede kvinder slog den bærbare op på skødet for at besvare mails. Den anden halvdel af kvinderne var for trætte, så de ville vente til om aftenen.

En af kvinderne fortalte, at hun ikke kunne holde fri, hvis der bare lå en enkelt ubesvaret mail. En anden fortalte, at hun modtog så mange vedhæftede dokumenter, at det var fysisk umuligt at nå at læse dem – så det var lidt et sats, hvad hun fik godkendt. En tredje mente, at folk havde givet op – efterhånden ventede hun slet ikke svar på sine mails længere. Så jeg tror, at det er sandt: Inboxen er blevet vores arbejde.

Uproduktiv og altid ”on the fly”.

E-mails skulle gøre os mere effektive – og vi føler os effektive, når vi lige får høvlet lidt af inboxen. Men det modsatte er tilfældet ifølge Cal Newport. I bogen henviser Newport til en rapport fra 2018, der viser adfærden hos mere end 50.000 brugere af et e-mail-tracking-software. Rapporten viser, at det typiske er, at folk tjekker e-mail eller chat én gang i minuttet. To tredjedele af studiets deltagere oplevede ikke en hel uforstyrret time ad gangen den tid, studiet kørte.

Hvorfor er det uproduktivt? Af mange årsager. Den konstante multitasking og de konstante afbrydelser trætter vores hjerne. E-mails er desuden asynkron kommunikation i modsætning til en telefonsamtale eller et møde, så i stedet for at få samtaler afsluttet, tager de uforholdsmæssigt meget tid, når de spredes ud over timer og dage. Uafsluttede korrespondancer spøger i baghovedet og optager mental båndbredde. Endelig bliver man tvunget til at bearbejde en stor mængde irrelevant information, som lander i inboxen. Alene det at forholde sig til, om mailen kan ignoreres, er arbejde.

Det betyder, at det arbejde, vi jo trods alt forsøger at arbejde på sideløbende med inboxen, bliver af ringere kvalitet og tager længere tid at udføre.

Ingen tør være den irriterende (men effektive) kollega

E-mails kan noget ganske uimodståeligt. Vi kan kommunikere til mange mennesker på samme tid. Det koster hverken porto eller nævneværdig fysisk anstrengelse, hvilket er praktisk i store kontorer og store virksomheder. Også lidt nervepirrende. Jeg husker i hvert fald fra min tid i DR, at der kunne opstå lidt hektisk stemning i kommunikationsafdelingen, når der gik virus i de interne mails, og 3.000 medarbejdere blev spammet med de samme mails i dagevis.

Vi lokkes også ind i inboxen af en spiral af øgede forventninger om tilgængelighed. Jo flere mails vi sender, jo flere får vi. Jo hurtigere vi er til at svare, jo hurtigere forventer folk, at vi svarer næste gang. Umærkeligt, men stille og roligt justerer vi vores adfærd efter omgivelserne.

Et interessant studie viser, at selv mennesker, der oplever øget produktivitet ved IKKE at tjekke mails hele tiden, alligevel fortsætte med at gøre det. Det er åbenbart umuligt at springe af karrusellen. Hvorfor?

Sagen er, at ingen har lyst at risikere sit gode job ved at være den irriterende kollega, som ikke svarer hurtigt. Hvis dine kolleger sætter lighedstegn mellem hurtigt svar på mailen og det at være en effektiv og hjælpsom kollega, så vil det formentligt ikke være karrierefremmende at slukke mailen og fordybe sig til anden side.

I det klassiske spilteoridilemma tragedy of the commons, som Newport skriver om, bliver fårehyrderne her og nu-belønnet for at lade deres egne dyr æde løs, selvom de på længere sigt overgræsser det fælles areal, så de alle i fremtiden står uden græs og med tomme maver.

På samme vis beskriver Newport, hvordan den enkelte medarbejder ikke har nogen motivation til at arbejde på en måde, der er produktiv for organisationen i det lange løb. Det er ganske enkelt for farligt karrieremæssigt. Den enkelte bliver altså her og nu-belønnet for at være ineffektiv.

Ledelsen skal redesigne det grundlæggende workflow

Den enkelte kan ifølge Newport ikke selv ændre ret meget. Det grundlæggende workflow skal ændres. Og her skal ledelsen på banen. Newport er meget opmærksom på, at vidensarbejdere langt hen ad vejen performer bedst, hvis chefen ikke blander sig for meget. Men han påpeger alligevel, at det er ledelsens ansvar at skabe rammerne.

Jeg kan stemme i og tilføje, at jeg personligt mener, at det langt hen ad vejen handler om at skabe en fælles organisatorisk rytme, så der til visse tider er rum til samarbejde og sparring og til andre tider rum til individuel fordybelse. At ville alt på en gang er vanskeligt. Og for at citere den norske antropologiprofessor Thomas Hylland Eriksen, så vil den hurtige tid altid vinde over den langsomme tid. Det er let at sende en strøtanke afsted på en mail eller sige ”lad os lige summe over det og vende tilbage til det næste uge”. Det er svært at trække sig tilbage og med opbydelsen af alle sine mentale kræfter sætte sig ind i et komplekst emne. Rytmen kan måske være noget så enkelt som formiddage til fordybelse og eftermiddage til samarbejde, mails og møder?

Konkrete forslag til en verden uden e-mail

Lad mig med det samme sige, at Newports principper nok snarere handler om færre e-mails. Så en verden helt uden e-mails – hvis man planlægger at have et job fremover – er nok ikke lige om hjørnet. Og så er det værd at nævne, at e-mails mange steder er ved at blive erstattet af chat via forskellige samarbejdsplatforme som eksempelvis Teams eller Slack. Det er selvfølgelig ikke rigtige e-mails, men en minimutant, som folk forventer endnu hurtigere svar på. Designet til kommunikation ”on the fly”.

Newport præsenterer en række principper for en verden uden e-mail. Grundlæggende handler det om at være mere på forkant og planlægge mere, skabe nogle tydelige processer og i det hele taget føje struktur og overblik til arbejdsdagen for at skabe ro og minimere behovet for ad hoc-kommunikation. Det handler om at bruge sin (begrænsede) kognitive kapacitet så klogt som muligt.

Selvom han også er forfatter til Digital Minimalism, så er han en varm fortaler for at bruge teknologi og insisterer på at automatisere alt, hvad der kan automatiseres, eksempelvis mailhåndtering og mødebooking. Han er også kæmpefan af digitale tavler, som giver ham overblik over igangværende projekter (Trello). Korte tavlemøder (synkron kommunikation) på ti minutter er et konkret forslag til at spare en hel dags asynkron mail-korrespondance.

Personligt er jeg vild med hans ide om extreme programming, hvor man arbejder parvis på intensive udviklingsprojekter for at holde fokus på opgaven og ikke mailen. Og så skal jeg da have en sekretær, som han foreslår. Newport er tilhænger af, at specialister får ro til at fokusere på deres vigtigste opgaver i stedet for eksempelvis at lave mødebookinger.

Cal Newport er udkommet med A World Without Email, hvor han skriver om, hvordan e-mails hæmmer vores arbejdsliv. Foto: Cal Newport

En verden uden e-mail starter med en dag uden e-mail

Vores hjerne bliver trætte, når de bliver bombarderet med e-mails med komplekse emner, der stritter i alle retninger. Det gør det vanskeligt for os at have mentalt overskud til at skabe nye, langsigtede arbejdsrutiner. Newport vil nok hade mig for at skrive dette, men må jeg foreslå en e-mail-fri fredag, hvor du sætter følgende autosvar på: ”Tak for din mail, den vil jeg glæde mig til at læse på mandag. I dag arbejder jeg på at skabe en bedre i morgen”.

Hvis du vil læse mere: