Frygt for misforståelser æder din arbejdstid

Skriftlig kommunikation rummer mulighed for misforståelser, hvilket har fået os til at udvikle et særligt digitalt sprog, der kompenserer for manglende kropssprog og stemmeføring: Slack-splaining.
Kilde: getty images
Kilde: getty images
Mette Kirstine Goddiksen, freelancejournalist

Burde man lige smide en emoji her – eller forklare meningen der med lidt flere ord? Måske sætte citationstegn omkring ”dit skriv”..? Nej. Det virker måske passiv-aggressivt? Ork.

Hvis du nogensinde har dvælet ved en skriftlig meddelelse på en chattjeneste som Slack, fordi du er bange for, at den bliver misforstået, så er du bestemt ikke alene. I en ny undersøgelse blandt 3000 vidensarbejdere anslås det, at amerikanske virksomheder mister mindst 128 milliarder dollars årligt, fordi medarbejderne bruger en masse tid på at bekymre sig om potentielle misforståelser i skriftlig kommunikation – faktisk 19 minutter hver eneste arbejdsdag.

And the struggle is real. 91 pct. siger, at de har fået digitale beskeder misforstået og/eller fejlfortolket på arbejdspladsen, og 20 pct. siger, at fejlkommunikation har ført til, at de blev irettesat, degraderet eller endda fyret.

Ifølge rapporten Building Connection In The Post-Modern Workplace fra Loom siger 62 pct., at fejlkommunikation og/eller fejlfortolkning af digitale meddelelser på arbejdspladsen har en negativ indvirkning på deres mentale sundhed.

Ja. Skriftlig kommunikation er svært. Vi bruger meget energi på at forudse, hvordan en formulering modtages. 97 pct. af de adspurgte føler behov for at tilføje noget ekstra i skriftlig, digital kommunikation for at tydeliggøre tonen. 

Forstå mig ret

Resultatet bliver Slack-splaining. Begrebet har fået sit navn efter chattjenesten Slack. En af flere chattjenester, som arbejdspladser bruger for at gøre kommunikationen mere effektiv i en tid med meget hybridarbejde. På papiret er Slack og andre chattjenester tidsbesparende i forhold til fysiske møder, mere formelle e-mails og telefonopkald, men effektiviteten har en pris. Den hurtige kommunikationsform samt fraværet af kropssprog og stemmeleje åbner mulighed for forvirring, fejlfortolkning – og dårlig nattesøvn. 

Vi er bevidste om udfordringen, og vores frygt for at blive misforstået fører til overkommunikation. Et eksempel fra den private sfære er, når folk på SoMe afslutter en sarkastisk ros til regeringen med #ironikanforekomme. Eller din moster bruger citationstegn omkring halvdelen af ordene i en sms for at skære ”humoren” ud i ”pap”. Måske har du også oplevet, at responsen på en stilfærdig, halvsløj joke blev modtaget med LOL!!! samt en emoji, der græder af grin. Det kan virke som en overreaktion, for hvor ofte ligefrem græder du af grin i det virkelige liv? Nej, vel. Men på skrift overkompenserer vi gerne med emojis, fordi vi ikke direkte kan vise vores følelser. 

På arbejdspladsen kan Slack-splaining antage mange former. For eksempel at skrive flere sætninger med den samme pointe, bruge gentagelser, ekstra tegnsætning som ”!?” og emojis for at præcisere tone og hensigt. 

Her melder sig blot et nyt problem. For overkommunikation gennem gentagelser og ekstra uddybninger kan af nogle blive opfattet som nedladende og få den modsatte effekt: Hvorfor skærer han tingene ud i pap? Tror han, at jeg er dum?! 

Emojis forstår vi også forskelligt. Den ene opfatter en 😊 som venlig og anerkendende, mens andre ser den som passiv-aggressiv eller arrogant.

Brugen af udråbstegn kan også både tolkes som vrede og begejstring – afhængigt af modtager og kontekst.

Så medmindre du er en usædvanlig god menneskekender, vil du løbe ind i fejltolkninger i den ene eller anden ende af kommunikationslinjen. 

En klar kommunikationsfremtid

Ikke desto mindre er fjernarbejde og digitale chattjenester kommet for at blive – og har en masse arbejdsmæssige fordele. Men god kommunikation er som bekendt mere og andet end effektivitet og faglig overlevering af budskaber – der skal tages nogle sociale og menneskelige hensyn.

Hermed tips til at tage toppen af udfordringen med Slack-splaining:

  • Sæt ord på udfordringen – og tag det tabuprægede ud af den. På mange arbejdspladser anser vi kommunikation som noget rent professionelt, som alle bare mestrer. Det kan få medarbejderen til at føle sig som den eneste, der spilder arbejdstid og energi på at undgå misforståelser – eller på at analysere de andres kommunikation.
  • Gør skriftlig kommunikation til et emne på personalemødet eller blot til et samtaleemne i kantinen. Gør det klart, at alle har gode hensigter, men vi blot har en personlig kommunikationsstil, der kan være mere eller mindre direkte. Konkret kan man vise et udråbstegn eller en gængs emoji og spørge folk, hvordan de læser den. Det sætter fokus på, at vi er forskellige, men vil hinanden det godt.
  • Hvis du finder en besked vred, fordi afsenderen ikke har indsat en emoji – let it go. Det er sandsynligvis ikke personligt, men blot, fordi pågældende kollega aldrig bruger emojis i professionelle sammenhænge. Men kan du ikke slippe det, og bruger du dine nætter på at analysere den pågældende kollega eller leders skriftlige tone, så spørg nysgerrigt og ikke anklagende: Undskyld, jeg har lige brug for at sikre mig, at der ikke er noget galt i vores arbejdsrelation, når du skriver på den og den måde.
  • Som leder er det vigtigt, at du ensretter din tone of voice til alle medarbejdere. Det er ubehageligt at være den medarbejder, der får ”vh.” i stedet for ”kh.” – og ingen festlige emojis versus masser af glade emojis. Som leder har du uden tvivl dine favoritter, men det er ikke professionelt eller ordentligt åbent at opdele medarbejderne i et A- og B-hold.
  • Sørg for at lægge fysiske møder i kalenderen, hvis det er muligt. På den måde får vi en chance for at lære hinanden at kende og bliver bedre til at navigere i, hvad hinanden egentlig mener. Også efterfølgende, når vi atter logger på arbejdschatten.

Del artikel

Tilmeld dig vores nyhedsbrev

Vær på forkant med udviklingen. Få den nyeste viden fra branchen med vores nyhedsbrev.

Forsiden lige nu

Læs også