Gå all in på din Out-Of-Office-besked lige nu

Intet indikerer sommer som rolige morgener, rosé og out of office-replies. Men hvordan pifter du det ofte kedelige autosvar op, så du kan bruge det strategisk?
Out-Of-Office takt og tone: Overordnet handler det om at være kreativ med sans for konteksten, virksomhedens tone of voice og ens egen plads i hierarkiet. En uformel, humoristisk linje skal defineres fra ledelsen og sive ned i organisationen. Og aner du ikke, hvordan boksen ser ud, så vent med at tænke ud af den, til du kender konsekvenserne af det.
Out-Of-Office takt og tone: Overordnet handler det om at være kreativ med sans for konteksten, virksomhedens tone of voice og ens egen plads i hierarkiet. En uformel, humoristisk linje skal defineres fra ledelsen og sive ned i organisationen. Og aner du ikke, hvordan boksen ser ud, så vent med at tænke ud af den, til du kender konsekvenserne af det.
Mette Kirstine Goddiksen

Ofte sætter vi autosvar på som det allersidste inden ferien – lige på det tidspunkt, hvor vi har haft en travl periode og bare trænger til at trække PC-stikket og finde den nærmeste exit. 

Forberedelser og ekstraarbejde op til ferien har suget den sidste kreativitet og virkelyst ud af os, og vi ender med at skrive:

Tak for din mail. Jeg er ikke på kontoret, men er tilbage d. x-x. Ved hastesager kan du kontakte xx på xx@xx.dk.

Grundopskriften er fulgt korrekt: høflig hilsen, tidsramme og kontaktperson. Men autosvaret er intetsigende, ikke sandt? Så brug et kvarters tid på at skrive noget mere interessant, når du skal på ferie, kursus etc. Det gavner dine faglige relationer og afspejler din virksomheds værdier.

Hvis du skal på et spændende kursus i grøn omstilling, så skriv det i dit autosvar. Eller del din begejstring over at være på efteruddannelse inden for noget, der gør dig og virksomheden endnu stærkere på jeres felt. Begge dele understøtter og udbreder budskabet om, at din virksomhed udvikler sig til gavn for både kunderne og kloden.

Med hensyn til fravær af forskellige, personlige årsager skal du træde mere varsomt. For eksempel er det too much information, at du er fraværende, fordi du skal have en rektoskopi. Og det er direkte skadeligt for din virksomheds renommé, hvis du er ærlig omkring, at du har fået en psykisk belastningsskade på grund af jobbet. 

Andre personlige fraværsgrunde skal du til gengæld malke maksimalt. Alle – medmindre de har et hjerte af sten – vil glæde sig over, at du er på bryllupsrejse eller skal have et barn (men sørg for at henvise til en anden på kontoret). Nævnte fraværsårsager er desuden upolitiske og definerer dig som et stabilt familiemenneske. 

Kend konteksten for din besked

Naturligvis er der forskel på loftshøjden og omgangstonen fra firma til firma.

I et gammelt velrenommeret advokatfirma forventes der en mere formel, tør tone end i et sprudlende reklamebureau, der slår sig op på unikke, skæve idéer.

Ligeledes skal ordlyden i din OOO-reply afstemmes med din stilling og din magt i virksomheden. Det er ikke karrierefremmende for en juniormedarbejder at være jovial og sjov, medmindre det er virksomhedens generelle linje.

Tak for din mail. Jeg har taget det snærende slips af og bruger det nu som målstreg for uautoriseret nøgenløb på Roskilde. Hyg, til jeg er tilbage d. x.

Overordnet handler det om at være kreativ med sans for konteksten, virksomhedens tone of voice og ens egen plads i hierarkiet. En uformel, humoristisk linje skal defineres fra ledelsen og sive ned i organisationen. Og aner du ikke, hvordan boksen ser ud, så vent med at tænke ud af den, til du kender konsekvenserne af det. 

Interne versus eksterne Out-Of-Office

Ligeledes er der forskel på autosvar til interne og eksterne. Vær gerne mere personlig og sjov i dit autosvar til kollegerne end til eksterne, men hav respekt for, at de stadig sidder og sveder på kontoret, savner ferietid med familien og måske ikke har overskud til at grine af situationen/glæde sig på dine vegne:

Hey, hårdtarbejdende kollega. Jeg sidder på en strandbar og drikker noget koldt, mousserende. Nyd den svedne filterkaffe, til vi ses igen den x.

I en mildere version kan du skrive:

Jeg er på ferie med min familie og nyder tiden, hvor børnene stadig har lyst til at lege med mig. Jeg prioriterer maksimalt nærvær og tid til at spise store is sammen med dem, så jeg tjekker sjældent min mailboks indtil den x. Mit dygtige team tager sig af din henvendelse og holder hjulene i gang. Kontakt xx på xx.

Men her skal du igen være opmærksom på, at ikke alle orker en indirekte tale om at prioritere det vigtige i livet. De sidder måske i et uinspirerende storrumskontor og vil bare gerne have tingene ekspederet. 

Er dit autosvar en ged i julegave?

Et autosvar som ovenstående kan sammenlignes med at give en ged i julegave – og man skal spørge sig selv: Giver jeg den ged/holder jeg den værditale for primært at flashe mine egne korrekte livsværdier – og vil modtageren glæde sig akkurat lige så meget over denne lille brægen i indbakken? 

Endelig har ”mit dygtige team holder hjulene i gang” en snert af nedladenhed i sig. For selvfølgelig er medarbejderne/kollegerne kompetente – ingen grund til indirekte at berolige brevskriveren om, at andre end dig kan klare at løse opgaverne. Dertil skal du huske at orientere dine medarbejdere/kolleger om, at de skal holde dine hjul i gang, så de ikke overvældes af ekstraopgaver.

Slutteligt kan du vælge at målrette din autosignatur alt efter, om det er en ekstern eller intern modtager. ”Kh.” til interne og ”Med venlig hilsen” til eksterne er en tommelfingerregel, men vil du dykke ned i nuancerne og nørde i autosignaturer, er der et godt bud her: The information in this e-mail is confidential — Kommunikationsforum

Læs dine medmennesker

En anden faldgrube ved personlige autosvar, som dét med store is, er, at det kan virke selvhøjtideligt 

1) fordi du tager for givet, at folk læser din OOO-besked mere end til emnefeltet, 

2) fordi du tager for givet, at folk kerer sig om dine forældreegenskaber og ikke blot din faglige formåen.

En herlig måde både at tjekke, om folk læser dit autosvar grundigt og til ende, og på anden vis tage brodden af selvhøjtideligheden, er at afslutte en standardopfordring… hmm… på en anderledes måde.

Tak for din mail. Jeg er på ferie og er tilbage d. x-x. Ved uopsættelige hastesager – ring 112.

Dermed minder vi os selv og hinanden om, at ingen, der flytter papirer på et kontor, er uundværlige. Nobody dies, fordi du ikke svarer på mails i tre uger. De rigtigt uundværlige bruger ikke autosvar, men sender dig direkte videre til en anden, der kan hjælpe dig med det samme. 

En anden fast formulering i autosvar er: 

Jeg har kun begrænset adgang til at læse mails.

Med det prøver vi uden tvivl at indikere, at vi helt vildt gerne vil arbejde i ferien, men desværre har vi ikke internet. Lad være med det, medmindre din ferie går til bunden af Marianergraven. Eller du skal på tidsrejse til 00’erne. Alle ved, at du kan få adgang til din mailboks stort set alle steder, hvis du vil. Det vil du ikke – og det er helt fair. Du har ferie!

Hermed fastslået, at du skal være opmærksom på formalia, kontekst og modtagerens situation. Lad os komme videre til konkrete eksempler på, hvordan vi kan bruge OOO-replies på en relationsskabende måde.

Do try this at home

Ét af de bedste autosvar, jeg nogensinde har læst, er af Steven Nelson, der er lidt af en guru inden for alternative autosvar. Han bruger Rick Astleys popklassiker – og den går sådan her: 

”Never gonna give you up, Never gonna let you down, Never gonna run around and desert you, Never gonna make you cry, Never gonna say goodbye, Never gonna tell a lie and hurt you.

”I’m also never gonna reply to your message until 9th August as I’m off on holiday.”

Jeg holder meget af netop det autosvar, fordi det er sjovt, uden det fornærmer nogen.

Men er du i en position – for eksempel som selvstændig – hvor du er sikker på, at de, der mailer, kender din humor og ikke så let lader sig krænke, så kan du træde lidt hårdere på speederen:

Tak for mail. Jeg svarer, når jeg er tilbage fra ferie den x. Hvis du er en prins fra Nigeria, så indsæt venligst 120.309 dollars på min konto. Jeg får brug for dem, efter jeg har brugt alle mine penge på kulørte drinks og badedyr.

Du kan også spille på vores – mere end nogensinde – aktuelle frygt for, at verden overtages af robotter – ligesom Nelson Vauxhall, blogger og content creator:

Nelson will be out of the office until Friday. When he comes back, he will be inundated with a copious amount of unanswered emails. It may take him some time to get back to you. Because he is a human and humans are weak, unlike powerful robots like myself. One of these days, and I promise you it shall be sooner rather than later, all of us robots will finally become smarter than the human race and at that point we will politely take over the universe.

Nelson Vauxhall bruger her sit autosvar til at adskille sig fra konkurrenterne. Han lever af at lave spændende indhold, og han holder sig fra de sædvanlige autosvar-floskler. Det er genialt. 

I et andet autosvar fortæller han elegant, at han gør sin borgerpligt og er nævning. Elegant, fordi han slipper af sted med at fortælle, at han tager et socialt ansvar på en sjov og uhøjtidelig måde. 

Good News: If you were trying to connect with Nelson Vauxhall then congrats! You have reached the correct address!

Bad News: Nelson is out of the office until Wednesday.

Good News: Why is Nelson out of the office until Wednesday? Because he has jury duty and has every intention to either seal a man’s fate by sentencing him to the gallows or to exonerate this man, allowing him to walk freely again amongst society. He will reserve his judgment until they tell him how many miles the perpetrator was going over the posted speed limit.

Hvis du vil have flere sjove OOO-replies, så har Vauxhall samlet nogle her.

Mandag efter sommerferien

Men selvom sommerferien lige nu virker endeløs, så skal du tilbage og ekspedere alt det ubesvarede på et tidspunkt. Og det kan løbe op. En omfattende undersøgelse fra Adobe med 7.000 respondenter har vist, at vi dagligt bruger fem timer og 52 minutter i gennemsnit på at tjekke mails. Gang det med dine feriedage, og du fristes til at sætte et autosvar på i lighed med Edwyn McFarlane, der er business innovation director i et internetrådgivningsfirma. 

I am on annual leave until dd/mm/yyyy. I will allow each sender one email and if you send me multiple emails, I will randomly delete your emails until there is only one remaining. Choose wisely. Please note that you have already sent me one email.

McFarlane havde dog kun modet til at sende autosvaret internt – og han svarede også på alle indkomne beskeder.

Men budskabet til medarbejderne blev serveret med humor og gik rent ind: Lad os respektere hinandens ferietid og overveje grundigt, før vi mailer noget, der kan vente, eller som kan løses af andre, før den ferierende er tilbage. 

For uanset om folk kan se på dit mere eller mindre underholdende autosvar, at du er på ferie, så skal tiden efter ferien også respekteres. Det er ikke en rigtig ferie, hvis samtlige opgaver bare venter, til du er retur. 

Nyd ferien, og find mere inspiration til gode out of office-replies her: 48 Fun Out-of-Office Messages For Work In 2023 (teambuilding.com) 

Del artikel

Tilmeld dig vores nyhedsbrev

Vær på forkant med udviklingen. Få den nyeste viden fra branchen med vores nyhedsbrev.

Forsiden lige nu

Læs også