Vore dages konferencer spejler sig i guldalderens saloner. 

Dengang drak man måske te eller madeira, mens man lyttede til digtoplæsninger, hørte på levende musik – den eneste form, berettede om rejseoplevelser, drøftede forretninger og sladrede om folk. Man blev klogere, man causerede og konfererede, man lavede aftaler og intriger – ofte på meget højt strategisk plan.

I dag er datidens saloner afløst af konferencer og gåhjemmøder. Det programsatte indhold på disse kan i mange tilfælde godt matche salonerne i substans. 

Men når det kommer til pauserne og netværksarbejdet, kan mange af os lære meget af datiden. Der var en etikette og nogle grundregler, som gjorde det nemt at navigere.

Spild af ressourcer

Let’s face it, i stedet for at cirkulere rundt og mødes med de andre deltagere og få sat perspektiv på emnerne i oplæggene, så iler vi mod toiletter og udgange, så vi når at få klaret de fysiske behov.

Der er nemlig kun ti minutter at ordne alt i, fordi oplæggene trak ud. Og hvis pausen er lang nok, så kan vi finde på at dykke ned i vores mobiler, så vi ikke står der på gulvet og flagrer til skue for de andre – som dengang i 4. klasse, hvor man blev valgt sidst til rundbold.

Men det er spild af ressourcer. Mange af os går jo ikke kun til konferencer og seminarer for at blive klogere af at høre på oplægsholderne – vi kigger jo også på deltagerlisterne og scanner, hvem de andre deltagere er.

Så hvordan sikrer vi i nutidens salonformater, at deltagere også bliver klogere af og på hinanden? Det har vi skrevet en bog om: ”Pauser er mere end mellemrum”. 

Praktiske tips til deltagere og arrangører

I den giver vi masser af praktiske tips til, hvad både deltagerne selv og arrangørerne kan gøre.

Og her får du som arrangør lige fem tips til at facilitere sociale pauser bedre:

1. Udvid forståelsen af konferencen fra primært at have fokus på indholdet til også at have fokus på, hvad indholdet bruges til, hvordan det sættes i spil, og hvordan du sætter deltagerne mindst lige så meget i spil som oplægsholderne: Start med at spørge dig selv, hvad du gerne vil have, at deltagerne gør med hinanden og den viden, de får på eventen.

2. Betragt rummet som en scene. Gå fra at have fokus på fysiske og tekniske detaljer som lyd, billede, siddepladser, pauseområder og buffet til også at understøtte, hvordan de bruges: Indret dem, så det indbyder til lyst til og mulighed for at deltage aktivt og møde de andre deltagere.

3. Skab fortætningspunkter, som man kan mødes omkring. Brug gulve, vægge og inventar som redskaber, der kan hjælpe med at understøtte møder og samtaler.

4. Kuratér, og instruér oplægsholderne. De skal ”lægge op til”, at pointer og spørgsmål kan leve videre blandt deltagerne, når det for alvor er deres tid til at komme på banen – i pausen.

5. Tænk på deltagerne som arketyperne, der skal i spil. “Rockstjernen”, som de andre deltagere flokkes omkring, skal kunne finde et spot, hvor hun kan ”holde hof”, og hjælpes væk igen; ”humlebierne”, der vil gå fra deltager til deltager og drypvist deltage i snakken, klappe på skulderen, lave aftaler og skynde sig videre, så flest mulige kan nås, kan måske udstyres med rekvisitter, der gør det nemmere – osv. med alle de andre typer. Giv alle deltagere de bedste betingelser for at kunne navigere i pausen.

Pauser skal designes rigtigt

Udgangspunktet for vores bog ”Pauser er mere end mellemrum” er den sociale pauses krydspres: Der er behov for en biopause, der er behov for en opfriskende pause, OG der er behov for at netværke. 

Det resulterer ofte i, at mange deltagere har problemer med at få alle pausens delfunktioner til at gå op i en højere enhed, eller de bruger den ene til at undslippe den anden.

Men deltagerne skal ikke opleve en vellykket konference på trods af dens pauser eller være overladt til deres held med at løbe ind i en god vært. 

Pauserne skal være designet, så de bidrager aktivt til at medskabe konferencen som en god og udbytterig oplevelse, og deltagerne skal udrustes til hver især at få det størst mulige personlige udbytte af dem.

Så næste gang, du skal i gang med planlægningen af en konference: Start med pausen!